「1on1の最初に、少し雑談したほうがいいのかな。でも、何を話せばいいんだろう」
部下との面談を前に、そんなふうに考えることはありませんか。いきなり質問に入るのも堅い気がするし、休日のことを聞くと踏み込みすぎるかもしれない。考えているうちに、毎回「最近どう？」になってしまうこともありますね。
冒頭で雑談をするなら、その場で共有できることを短く話題にすると始めやすくなります。相手が話したいことを持ってきている場合は、そのまま本題へ進んで大丈夫です。
この記事では、1on1の「最初の会話」に絞って、使いやすい話題と本題へのつなぎ方を紹介します。面談全体の進め方や人事評価を扱う記事ではありません。会話例は説明のために作成したものです。
1on1の雑談は、相手の様子を見ながら短く
「雑談で場を和ませてから、本音を引き出そう」と意気込むと、相手にとっては答えにくい質問が増えてしまう場合があります。
上司が何気なく聞いた「休みはどうしていたの？」でも、部下は答えなければいけないと感じるかもしれません。話しやすい関係があるとしても、毎回同じ気分で話せるとは限りませんね。
僕が大切にしたいのは、相手が無理なく返せる入り口を作ることです。短い返事でも受け止め、話が続かなければそこで区切る。雑談を省いて本題に入る選択肢も残しておきます。
「今日は先に話しておきたいことはありますか？」と最初に確かめる方法もあります。相談したいことがあるなら、雑談のネタを消化せず、その話に時間を使いましょう。
冒頭に使いやすい雑談の話題5つ
1．今いる場所や、話す環境
会議室やオンラインの接続など、その場のことは二人で共有しやすい話題です。
「この部屋、今日は少し冷えますね。温度は大丈夫ですか？」
「声は聞こえていますか？ こちらはよく聞こえています」
「大丈夫です」と返ってきたら、「よかったです。では始めましょう」で終えて構いません。そこから無理に気温の話を広げなくても、会話の入り口になります。
オンラインの場合、画面に見えた部屋の様子や家族の声などを、こちらから話題にするのは控えたいところです。相手が自分から触れたときに、話したい範囲で聞く程度にします。
2．二人とも参加した、最近の出来事
社内の勉強会、説明会、共有されたイベントなど、二人とも知っている出来事があれば、そこから話す方法もあります。
「昨日の勉強会、画面の見せ方が工夫されていましたね」
「そうですね。図がわかりやすかったです」
「手順が一枚で見えると、頭に入りやすいですね」
ここで「内容は理解できた？」「何を学んだ？」と続けると、雑談から理解度の確認へ変わります。話す目的が確認なら、その目的をきちんと伝えるほうがよいでしょう。
冒頭の軽いやり取りでは、自分が見たものや感じたことを短く置いて、相手が返したい部分に任せてみます。
3．仕事の周辺にある道具や小さな工夫
パソコンスタンド、メモ帳、卓上カレンダーなど、相手が使っている道具も候補です。以前に本人が話題にしたものなら、聞きやすいこともあります。
「前に話していたスタンド、使い心地はどうですか？」
「画面が上がるので、僕は使いやすいです」
「そうなんですね。机の上も少し空きそうですね」
使い方や感じたことを聞く程度にとどめ、値段や購入理由を細かく尋ねる必要はありません。また、業務上必要な配慮や困りごとの話になったら、軽い雑談として流さず、扱う時間を取れるか確認します。
「それは今日、少し詳しく話しておきましょうか」と聞けば、相手が話したいことへ切り替えられます。
4．職場の近くの、気軽な変化
新しいお店、駅前の工事、季節の飾りなど、職場の周辺で見かけたことも話題になります。
「駅前のパン屋さん、看板が出ましたね」
「まだ気づいていませんでした」
「昨日見かけたんです。小さなお店でしたよ」
知らないと言われても、それ以上説明を重ねなくて大丈夫です。「では、今日のお話に入りましょう」と、そのまま区切れます。
食べ物の話をするときも、「いつも何を食べているの？」「それで足りるの？」と食生活や体形へ踏み込まないようにします。お店の場所や、見かけたものを軽く共有するくらいが話しやすいでしょう。
5．以前、本人が話していた軽い話題の続き
前回の会話で出てきた本や作品、お店などを覚えていれば、新しい質問を用意しなくても続きを話せます。
「前に教えてくれた本、本屋で見かけました」
「表紙が目立ちますよね」
「そうですね。すぐに見つかりました」
読んでいない本を「読みました」と言う必要はありません。実際にあったことを短く伝えれば十分です。
以前に話してくれたことでも、病気や家庭の悩みなどを雑談のきっかけに使うのは慎重にしたいところです。「話したことを覚えている」と伝えるつもりでも、相手は今日は触れたくないかもしれません。軽い話題と、配慮が必要な話題は分けて考えましょう。
「最近どう？」を使うなら、答える範囲を小さくする
「最近どう？」は自然な言葉ですが、聞かれた側は仕事、体調、私生活のどれを答えればよいのか迷うことがあります。
例えば、仕事の感触を聞きたいなら「今週の仕事で、最初に話しておきたいことはありますか」と範囲を示してみます。気軽な雑談をしたいなら「今日は外、風が強かったですね」と共有できる感想から入ることもできます。
相手から「忙しいです」と返ってきたときは、すぐに明るく盛り上げようとせず、内容を受け止めましょう。
「忙しい状況なんですね。そのことから話しましょうか」
ここから先は、業務の相談になるかもしれません。用意していた雑談へ戻そうとせず、相手が話したいことを確かめて進めます。
返事が短いときに、質問を増やしすぎない
「はい」「特にないです」といった返事が続くと、こちらの聞き方が悪いのかと不安になることもありますね。ただ、返事の長さだけで、やる気や信頼関係を判断することはできません。
考えを整理している途中かもしれませんし、雑談より本題を先に話したいのかもしれません。
「では、今日の話に移りましょう。先に扱っておきたいことがあれば教えてください」
このように切り替えれば、次の話題を無理に探さずに済みます。沈黙ができたときも、すぐ別の質問で埋めず、少し待ってみてください。相手が話し始めたら、途中で言葉を補いすぎずに聞きましょう。
ユーモアを使ったときに笑いが起きなくても、「今のところ笑うところですよ」と反応を求める必要はありません。上司を楽しませることが、部下の役割にならないようにしたいですね。
雑談から本題へつなぐ、三つの言い方
雑談が続いていても、面談の時間は限られています。区切りを言葉にすると、相手も切り替えやすくなります。
・「では、今日話しておきたいことから聞かせてもらえますか」
・「さっきの忙しさの話、もう少し詳しく聞いてもよいですか」
・「残りの時間で、先に確認しておきたいことはありますか」
最初の言い方は自然な切り替え、二つ目は雑談に出てきた話を本題にする場合、三つ目は時間を意識して優先順位を確かめたい場合に使えます。
雑談を何分するかにこだわるより、その日に話したいことへ進めているかを見てみましょう。相手から相談が出ているのに、準備した話題を最後まで話す必要はありません。
次の1on1では、入り口を一つだけ用意してみる
準備するなら、「その場の環境」「共通の出来事」「前に話した軽い話題」の中から一つ選び、最初のひと言を書いてみてください。続けて、本題へ移る言葉も一つ用意しておくと迷いにくくなります。
話が広がれば少し聞き、短く終われば本題へ。次の面談では、そのくらいの余白を持って始めてみませんか。
日常の雑談を、実際に練習してみたい方へ
相手の返事を聞いたあと、次のひと言が思いつかない。会話の中に、自然なユーモアを少し取り入れてみたい。そんな方に向けて、笑いのコミュニケーションスクールでは入門講座を開催しています。
この講座は1on1全体の運営や評価制度を学ぶ研修ではありません。日常の雑談やユーモアを練習したい方は、内容と開催日程をご覧ください。
